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excel 设置N天内生日提醒,HR必学

发布日期:2020-08-20 20:19   来源:未知   阅读:

比如,我们公司有将近200号员工,有的公司员工人数可能更多,老板为了管理的有温度,要求每周都要统计过生日的人,对于人员少的公司来说,这事并没有什么难度,可多人员多的公司,如果不能只能统计,靠肉眼看,第一效率低,第二特别容易出错,今天我们就来演示一下,如何快速的在excel中,实现生日提醒。

第一步:我们要把员工的出生年月日,其中年的部门转化为现在的年,这一步是关键,转化为当前的年以后,比如某个员工是1986/8/20号生日,今年是2020年,如果出生日期转化为2020/8/20,那么他减去当天的日期,我们就可以算出天数。那么如何转化呢,操作如下:

公式:=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH($D2),DAY($D2))

Date函数,有三个参数分别年月日,我们用year函数获取当年日期的年份(用today函数获取),然后月和日,还是取生日的月和日

2.下一步,我们用转化后的日期减去当年日期,操作如下:

转化后,大家可能会发现,有一些日期显示为######的形式,这是因为日期相减出现了负值,我们转化为常规格式以后,大家可以看到日期有正数有负数。下面,我们用text函数来美化一样。让它显示的更直观一些。

第三步,使用text函数格式化日期

公式解读:=TEXT(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH($D2),DAY($D2))-TODAY(),"0天后生日;;今天生日")

text函数第二个参数为格式化的形式。分别对应的值>0;0,就显示"0天后生日;;今天生日"中的第一部分“0天后生日”,当小于0,我们没有设置任何内容,所以显示为空,当等于0,正好是当天生日。

第四步:在条件格式设置,当7天内过生日的高亮显示:

开始-条件格式-新建规则,选择最后一项,输入公式:=ABS(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH($D2),DAY($D2))-TODAY())<=7

abs函数为取绝对值的函数,因为日期相减有负值,所以用abs转化成了正值。然后填充自己喜欢的颜色即可。

以上呢,就是生日提醒的设置的操作步奏,中间用到了很多日期函数,如果不太明白的话可以翻阅以前的图文或者视频看下。

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